Steuerberechnung und Finanzreporting neu gedacht

Unser Auftrag umfasste die Konzeption, UX/UI Design und Frontend Development des EasyTax User Interface.

Bearingpoint Business Challenge


Ein einheitliches, nahtlos integriertes User Interface schaffen, mit dessen Hilfe Zeit gespart und Fehlerquoten reduziert werden können.

Der Kunde


BearingPoint
ist eines der größten Technologie Beratungsunternehmen Europas mit Niederlassungen in 22 Ländern und einer der führenden Anbieter von Finanz- und Regulierungstechnologien.


Der Projektumfang


Unser Auftrag umfasste die Konzeption, UX/UI Design und Frontend Development des EasyTax User Interface.


Parkside Ansatz


Für die Konzeption wählten wir einen iterativen und agilen Ansatz. Die hohe Komplexität des Projekts machte es erforderlich, bereits im Prozess erarbeitete Lösungen in späteren Problembereichen erneut aufzugreifen und diese durch neue Erkenntnisse weiterzuentwickeln. Dadurch konnten laufend bessere Lösungen für zukünftige Anforderungen gefunden werden. Zudem übernahm Parkside die Umsetzung des Frontend, das in enger Zusammenarbeit mit den BearingPoint Entwicklern entstand.


Das Ergebnis


Parkside überarbeitete das gesamte EasyTax User Interface. Wir konnten die Fehlerquoten reduzieren und die User Experience stark verbessern. Seit April 2018 führen bedeutende BearingPoint Kunden Tests für Teile der Software durch.


Umgesetzte Verbesserungsmaßnahmen


- Vereinheitlichung der User Flows

- Lückenlose digitale Rückverfolgbarkeit von Steuerberechnungen

- Verbesserung der Overall User Experience

- Vereinfachung der Fehleranalyse

- Beseitigung von Engstellen im Workflow

- Nahtlose Integration von Transaktionsberechnungen

Unser Ansatz im Detail

Vom Designauftrag zum langfristigen Großprojekt


BearingPoint suchte eine UX-Agentur für die Konzeption des OLTP Bereichs der neuen EasyTax Software. Im Zuge der ersten Konzeptionsworkshops bekam BearingPoint auch ein genaueres Bild von unserer Engineering und Design Erfahrung und wir wurden kurzerhand auch mit dem User Interface Design und dem Frontend Developmentbetraut.


Worten folgten Taten


Bevor wir jedoch mit der eigentlichen Arbeit beginnen konnten, nahm unser Team an mehreren Workshops und Trainings mit dem BearingPoint Team teil. EasyTax kann in 20 verschiedenen Steuerjurisdiktionen, sowohl für Offshore als auch Onshore Besteuerungsverfahren, angewendet werden. Für den Erfolg des Projekts war es daher unerlässlich, dass unsere Entwickler sich eingehend mit der Applikation beschäftigten und Wissen in den Bereichen Wertpapierhandel, Steuerwesen und Reporting aneigneten. Zeitgleich mit dem Onboarding begannen wir auch die User Interviews mit den BearingPoint Kunden durchzuführen.



Inkonsistenzen und fehlende Automatisierung bei der Datenverarbeitung im Detail - User Interviews mit BearingPoint Kunden


Um sämtliche Benutzerrollen, Workflows und tägliche Herausforderungen der Finanzdienstleister zu analysieren, legten wir eine Reihe von Interviews und Workshops mit dem BearingPoint Team fest. Dabei stellte sich heraus, dass die mangelnde nahtlose Integration und unzureichende Filter Features zu Inkonsistenzen, Verzögerungen und Fehlern in der Datenauswertung und -verifizierung führt. Die größte Herausforderung im Bereich Steuerreporting ist die Qualität der Daten: Allgemein ist die Qualität der Buchungen bzw. Datensätze in Kernbankensystemen unzureichend. Somit kann kaum eine vollautomatisierte Datenverarbeitung ermöglicht werden. Fehlende Daten (z. B. Historie der Anschaffungskosten) müssen manuell bearbeitet werden oder inkorrekte Klassifizierungen (z. B. Kapitalausschüttung wurde als Dividende klassifiziert) müssen manuell korrigiert werden.
Ursprünglich war es in EasyTax nicht möglich die Transaktionshistorie eines Kunden in Verbindung mit einer bestimmten Aktie klar und verständlich anzuzeigen. Transaktionen konnten lediglich manuell als Excel Datei exportiert und bearbeitet werden, was häufig zu inkonsistenten Daten führte.


Zentrale Erkenntnisse aus und Anforderungen auf Basis der Interviewphase:


- Die komplexen Zusammenhänge zwischen den Transaktionen können nicht ausreichend angezeigt werden.

- Die Transaktionshistorie sollte möglichst klar und einfach dargestellt werden können.

- Die Anwender müssen sowohl die Berechnungslogik als auch die Änderungshistorie nachvollziehen können, um diese auf ihre Korrektheit zu überprüfen.

- Um komplexe Vorgänge analysieren und bearbeiten zu können, werden Datenbankabfragen derzeit in Tabellenform exportiert, manuell bearbeitet und danach wieder ins System importiert. Eine nahtlose Integration ist nicht gegeben.

- Denselben Fehler in mehreren Datensätzen beheben zu müssen, ist zeitraubend und fehleranfällig.

- Alle Change Requests müssen doppelt geprüft und durch eine zweite Person bestätigt werden.

- Für die tägliche Überprüfung benötigen die Anwender einen zentralen Zugangspunkt (Dashboard), um sämtliche anstehende Aufgaben angezeigt zu bekommen.

Unser Ausgangspunkt

starting-point
starting-point

Finale Version

final iteration
final iteration

Bild: Vereinfachung und Optimierung
des Datenworkflows und der User Experience

Vorgeschlagene Lösungen


- Detaillierte Ansicht für eine einfachere Analyse und Fehlerfindung

- Integration eines ‘Query Builders’ um bestimmte Daten aus der Datenbank zu gewinnen und Datensätze während der Analyse und des Bearbeitens einzuschränken

- Funktion zum gleichzeitigen Bearbeiten mehrerer Transaktionen mit demselben Fehler

- Schaffung eines Freigabekonzepts für alle Änderungen (Vieraugenprinzip

- Nachvollziehbare Änderungshistorie für alle Buchungen

- Detailliertes Anzeigen der Berechnungslogik

- A dashboard to visualize all upcoming tasks

Das Erstellen von Personas – Wer sind meine User?


Ausgehend von den Interviews und den Workshops gingen wir über zum nächsten Schritt: dem Erstellen von Personas. Die Entwicklung von sogenannten Personas (die Darstellung von bestimmten Eigenschaften, Zielen und dem Verhalten von konkreten aber hypothetischen Nutzergruppen) war für das Verstehen der unternehmerischen Herausforderungen und für die Verbesserung der Usability und der User Experience maßgeblich.

Bild: Definition von Personas für EasyTax

Das Entwickeln von Personas war wichtig, damit wir den Entscheidungsfindungsprozess beschleunigen, Aufgaben priorisieren und die finalen Lösungen gemeinsam mit dem Kunden festlegen konnten.

Wolfgang Lierzer
Partner & COO Parkside

Grafische Darstellung von User Flows für ein verbessertes Nutzerverständnis


Um ein besseres Verständnis dafür zu entwickeln, wie ein User sich in der Applikation von A nach B bewegt, erstellten wir User Flows. Damit konnten wir die Komplexität der Wege, die der Nutzer geht, um bestimmte Aufgaben zu lösen, erfassen. User Flows ermöglichen es zudem, jene Stellen zu identifizieren, an denen die Nutzer Entscheidungen treffen müssen.

Durch die grafische Darstellung der vorhandenen User Flows sowie durch die aus den Interviews und Workshops extrahierten Anforderungen gelang es uns, die User Flows weitgehend zu vereinfachen. Diese neuen User Flows wiederum waren die Grundlage zur Verbesserung der Usability. Wir wiederholten diesen Prozess in Zusammenarbeit mit den Experten von BearingPoint laufend, bis wir schließlich das gewünschte Qualitätsniveau erreichten. Durch diesen Prozess wurde ein transparentes Umfeld für ein komplexes Projekt geschaffen, in dem Fortschritte sichtbar gemacht und hervorragende Ergebnisse erzielt werden können.

collage-flows
collage-flows

Bild: Analyse der User Flows

Das User Interface und die damit verbundenen Herausforderungen


Um den Anforderungen der Nutzer gerecht zu werden und die User Experience zu verbessern, mussten schließlich folgende Fragen geklärt werden: Wie soll ein Interface aussehen, das dem Nutzer einerseits genug Spielraum bietet, um verschiedene Analysezugänge zu wählen, und dem gleichzeitig ein einheitliches Konzept für das Durchsuchen der Daten zugrunde liegt? Wie können die Zwischenschritte einer komplexen Berechnung dargestellt werden und, wenn nötig, mit der Änderungshistorie kombiniert werden? Wie kann ein Konzept zur gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Datensätze aussehen, das es nicht nur erlaubt mehrere Datensätze durch einen bestimmten Wert zu ersetzen, sondern das zudem ermöglicht, diese Datensätze durch eine bestimmte Berechnungsformel individuell anzupassen? Wie soll ein Releaseprozess aussehen, der es uns ermöglicht mehrere zusammengehörige Schritte einer Session zu bündeln und diese dann als ein Paket anzubieten?

Linked Prototypes
Linked Prototypes

Bild: Verbindungen zwischen den Prototypen

Vom Design zur Entwicklung


Da das Design und die Entwicklung des Projekts Schritt für Schritt, über einen langen Zeitraum und mit vielen Leuten erfolgen würden, legten wir einen Style Guide fest. Somit konnte eine einheitliche visuelle Darstellung weit über unseren Auftrag hinaus gewährleistet werden. In diesem Style Guide waren alle verwendeten Elemente enthalten. Zusätzlich erstellten wir detaillierte Screen Designs für jedes einzelne Modul. Die Screen Designs wurden in Invision untereinander verlinkt und als Click Dummy und Referenz für die Developer verwendet.

Die Entwicklung des Produkts war demnach von einer engen Zusammenarbeit zwischen den BearingPoint und Parkside Teams geprägt.

Styleguide
Styleguide

Bild: Style Sheets mit den neuen Designs

Laufendes Frontend Development der ersten Elemente


Die zwei Teams (Backend – BearingPoint, Frontend – Parkside) folgten separaten agilen Prozessen, wobei das Backend Team die Vorarbeit leistete. Die Koordination zwischen den zwei Teams fand in wöchentlichen Telefonkonferenzen statt, wo die Developer Details direkt nach Bedarf klären konnten.

Final mockup
Final mockup

In a nutshell


Aufgrund der hohen Komplexität von Steuerberechnungen und -reports sowie der Datentiefe in der EasyTax Software trafen wir gemeinsam mit dem Kunden eine smarte Entscheidung: Die Überarbeitung des User Interface und die Verbesserung der User Experience sollte durch ein iteratives Designkonzept und Analyse ermöglicht werden. Das umsichtige Investieren von Ressourcen und der Einsatz von Konzeptionierungstools wie Personas und User Flows waren erfolgsentscheidend. Die Zusammenarbeit zwischen den BearingPoint und Parkside Teams basierte auf einem agilen Development Prozess und wöchentlichen Sprints.

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